+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Обязательно ли подшивать первичные бухгалтерские документы

Складываться в папке они будут в алфавитном порядке по контрагентамответ мне нужен аргументированный, со ссылкой на нормативные акты? Ответ: коммерческие организации самостоятельно определяют в каком порядке хранить бухгалтерские документы. Номенклатуру дел в бухгалтерии сформируйте аналогично номенклатуре дел в кадровой службе. О том как составить номенклатуру дел смотрите ниже. Да, допускается не в малом предприятии с небольшим документооборотом завести папку, например, сч.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как долго нужно хранить бухгалтерские документы?

Хранение бухгалтерских документов: правила и сроки

Любая перепечатка разрешена только при условии полного сохранения оригинала текста и указания авторства. В случае размещения этого текста на других ресурсах сети Интернет, все ссылки в тексте должны быть сохранены и быть активными.

Активная гиперссылка на этот текст обязательна. На момент опубликования этой статьи она полностью соответствует действующему законодательству.

Однако, законодательство меняется, применимость тех или иных советов может зависеть от Вашей конкретной ситуации. Мы рекомендуем Вам проконсультироваться со специалистами в случае, если Вы собираетесь применять знания, полученные из наших статей.

Если у Вас небольшая компания и ведением бухгалтерского учета и кадрового делопроизводства занимается бухгалтер, то обычно все это хранится у него в каморке. Но даже в этом случае мы советуем иметь представление о том, что, где и как храниться — тогда, даже в случае увольнения бухгалтера, у Вас не возникнет проблем с поиском нужных документов.

Если же штатного бухгалтера нет, то упорядочив систему сбора и хранения документов, Вы облегчите себе дальнейшую жизнь и не будете тратить на поиски нужных документов свое время. Такие документы рекомендуем хранить в надежном месте например, в сейфе , при этом целесообразно иметь в запасе по несколько нотариально заверенных копий каждого из них, чтобы в случае необходимости например, по запросу контрагента не бежать в очередной раз к нотариусу.

Очень удобно. Ну и как вариант, нет необходимости хранить оригиналы документов в офисе, вполне будет достаточно — даже для проверяющих органов, нотариально заверенных копий. Оригиналы, по запросу, можно будет предоставить позднее, обычно этот срок составляет дней. Такие документы вполне можно собрать в одну папку формата А4 с вложенными прозрачными файлами, упорядочив их в хронологическом порядке, например - учредительный договор, далее устав, свидетельство о регистрации и так далее.

Можно - в алфавитном порядке по наименованию контрагента , можно по их видам - аренды, поставки, продажи, займов и так далее, а можно — по номерам. Не важно, как именно, главное найти вариант, с которым Вам будет удобно работать с документами.

Обычные папки с разделителями легко справятся с этой задачей. Накладные, акты, счета-фактуры, инвентарные карточки основных средств, требования-накладные на списание ТМЦ, акты инвентаризации, ввода в эксплуатацию, формы КС-2 и КС-3, путевые листы, и все прочее многообразие финансового и бухгалтерского документооборота компании. Мы рекомендуем хранить их, разделяя по видам, в хронологическом порядке. При больших объемах документации - по месяцам с формированием реестров, с указанием номера, даты и суммы документа.

Если законодательство не требует специального оформления, то для таких документов также вполне подойдут картонные папки и разделители к ним. Например, удобно завести отдельные папки для приходных и расходных накладных, подшивая их в хронологическом порядке по датам и по номерам. Тоже касается актов выполненных работ или оказанных услуг.

Счета-фактуры, являясь основным документом налогового учета НДС, хранить отдельно в соответствии с журналом учета полученных и выданных счетов фактур также по мере выставления их покупателям или получения от поставщиков.

Кроме этого, на документах, по которым нужно получить дополнительную информации или бумажку например, доверенность на получение ТМЦ или внести исправления, советуем использовать клеевые закладки — по ним легко будет определить, какой именно документ требует доработки. В тех же картонных папках, в разрезе по счетам и банкам — если расчетных счетов несколько, также в хронологическом порядке.

К выписке из банка подшиваются платежные документы и документы — основания для платежа счета за операционный день. Если Вы используете в работе систему банк-клиент, то распечатывать выписки каждый день не обязательно - можно сделать это один раз за период, например, за месяц. Следует иметь ввиду, что в разных банках разные условия — в одних выписки доступны в течение всего срока действия договора по использованию электронной системы платежей, в других этот срок может быть ограничен. И тогда Вам придется запрашивать бумажные копии, а такая услуга банка может стоить денег.

Внимательно изучите договор на подключение системы при его подписании и тарифы банка. К документам по личному составу личные дела, приказы, трудовые договора, личные карточки нужно отнестись с особым трепетом и вниманием.

Если в компании есть отдельный человек, на которого возложены обязанности ведения кадрового делопроизводства, то он и должен организовать правильное оформление и обеспечить сохранность документов. Очень удобны в использовании запирающиеся металлические шкафы. Если же документооборот совсем невелик, можно обойтись использованием того же сейфа, или в крайнем случае — обычным запирающимся шкафом. Почему запирающимся? С другой — Вашим сотрудникам не обязательно знать заработную плату и прочую информацию о других.

В-третьих — хоть как-то можно обеспечить сохранность. Уж очень проблематично их восстановление, особенно это касается трудовых книжек. Их хранению следует уделить особое внимание. Вот эти документы советуем иметь всегда под рукой, а лучше всего — на видном месте в организации, например, на ресепшн. Инструкцию по технике безопасности - на стене около каждого рабочего места. Все операции, связанные с движением наличных денежных средств, должны отражаться в кассовой книге.

Кассовая книга должна быть прошнурована и пронумерована и скреплена подписью руководителя и главного бухгалтера и печатью организации. Тем, кто ведет кассовую книгу в электронном виде, советуем распечатывать ее по мере необходимости. Если операций по кассе немного — раз в год, полугодие или квартал. У кого большие обороты по кассе — раз в месяц, а у кого-то может быть и стопка документов за один день. На каждую операцию составляются приходные или расходные кассовые ордера. Расходные и приходные кассовые документы подшиваются вместе с отчетом кассира каждый день в хронологическом порядке с приложением документов, связанных с операцией, например, расчетной ведомостью по выплате зарплаты.

При наличии ККТ необходимо каждый день снимать показания счетчика, вести журнал кассира-операциониста, а также составлять отчет по установленной форме. Напомним, что требования к хранению кассовых документов такие же, как и по прочим бухгалтерским документам — пять лет.

В указанном документе содержатся основные требования к БСО, их виды, порядок применения, заполнения, учета и хранения. Поступление и списание таких документов осуществляется в специальной книге учета БСО, а хранение — в металлических шкафах или сейфах. Бухгалтерскую и налоговую отчетность, отчетность в фонды и статистику, с отметками о ее принятии, советуем подшивать отдельно по отчетным периодам кварталы, года. Разделите на входящую и исходящую корреспонденции, заведите журнал регистрации, может быть даже в электронном виде, подшивайте бумажные документы в хронологическом порядке.

Назначьте человека, ответственного за ведение переписки и делопроизводства. Все это впоследствии поможет в случае необходимости найти любой документ, адресованный компании или ушедший из нее. Документы, которые не уже используются в работе, по истечении какого-то периода месяца, квартала или года складываем в архивные короба или коробки. При этом обязательно сделайте на них пометку — какие именно документы и за какой период хранятся.

Меньше времени потратите потом на поиски. Маленький совет — с самого начала не допускайте бумажного бардака в компании, особенно в бухгалтерии, требуйте порядка!

И последнее. С другой стороны, в компнании бывают документы, которые хранить нельзя, но сразу и уничтожить невозможно. Такие документы надо держать отдельно от всех остальных, чтобы была возможность быстро сделать с ними то, что необходимо.

Надо взять за правила папку с такими документами периодически проверять и уничтожать все, что уже не нужно. Вы можете найти и другие варианты, отличающиеся от того, что было предложено. Если у Вас возникли какие - то вопросы в процессе организации или классификации тех или иных документов, Вы можете задать нам любые уточняющие вопросы или обратиться к нам за помощью.

Обсудить на форуме или задать вопрос по почте. Копирование материалов разрешено только с указанием активной гиперссылки на этот сайт. Основные услуги Бухгалтерское обслуживание для микро бизнеса. Ведение бухгалтерского учета для малого бизнеса. Постановку кадров с нуля. Ведение кадрового учета. Экспресс анализ состояния бухучета. Консультации в области бухгалтерии и налогов.

Услуги в области автоматизации бизнеса. Ваше мнение нам очень важно. Интересно Нейтрально Не интересно Комментарий. Практическое применение На момент опубликования этой статьи она полностью соответствует действующему законодательству. Дата публикации: Август г. Рекомендации по организации хранения. Учредительные документы. Внешние и внутренние первичные учетные документы. Банковские документы. Документы по учету труда и заработной платы. Кассовые документы. Бланки строгой отчетности. Не интересно.

Основные услуги

Во время работы организации накапливается много первичных документов. Их нужно собирать, хранить, и ни один нельзя выкинуть раньше срока. Как организовать хранение документов, не проштрафиться и не утонуть в бумагах, расскажем в этой статье. Нет единого документа, в котором была бы собрана вся информация о том, как и сколько нужно хранить документы. Поэтому приходится руководствоваться несколькими нормативными актами, которые иногда противоречат друг другу.

Как организовать хранение документов, не проштрафиться и не утонуть Правильная организация хранения первичных бухгалтерских и документы, которые еще нельзя уничтожать, подшивают в новые дела.

Как создать идеальный архив бухгалтерских документов

Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца. Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: Решение о необходимости подборки и подшивки договоров контрактов, соглашений к соответствующему Журналу операций принимается автономным учреждением самостоятельно и закрепляется в положениях учетной политики, исходя из графика документооборота и номенклатуры дел. Для упорядоченности, систематизации и контроля за исполнением заключаемых договоров учреждение вправе самостоятельно разработать форму документа реестр договоров и т. Обоснование вывода: Порядок применения форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета для учреждений государственного сектора устанавливается в соответствии с бюджетным законодательством РФ ч. Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета п. Наряду с указанными выше нормативными актами, в отношении обязательных к применению форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета учреждения государственного сектора должны руководствоваться Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от Согласно п.

Какие документы подшивать в папку «Бухгалтерский учет»?

Если компания работает с банк-клиентом , то при подшивке банка какие документы должны быть? Нужно ли из системы печатать платежки и везти их в банк, чтобы поставить отметку банка, есть ли такая необходимость? Если не нужна отметка банка, то нужно ли их просто подшивать? Нормативная база. На основании статьи 7 Закона электронный документ может быть создан, передан, сохранен и подан электронными средствами.

Областная газета от Спецвыпуск областной от

Как производится подшивка первичных документов?

Любая перепечатка разрешена только при условии полного сохранения оригинала текста и указания авторства. В случае размещения этого текста на других ресурсах сети Интернет, все ссылки в тексте должны быть сохранены и быть активными. Активная гиперссылка на этот текст обязательна. На момент опубликования этой статьи она полностью соответствует действующему законодательству. Однако, законодательство меняется, применимость тех или иных советов может зависеть от Вашей конкретной ситуации.

Новости Инструменты Форум Барометр. Войти Зарегистрироваться. Вход для зарегистрированных:. Забыли пароль? Войти через:. Раньше вы входили через. Восстановление пароля.

Я обычно все бухгалтерские документы подшиваю помесячно. отчеты с приложенными первичными документами: ПКО, РКО, плат.

Найти документ в одном шкафу не проблема, но даже эту работу можно упростить и ускорить. Здесь надо смотреть сколько у Вас при этом контрагентов и трудно ли Вам будет вовлечь в электронный обмен их. То есть, если при таком небольшом количестве документов у вас до 5 контрагентов, то с ними не сложно обсудить переход на электронный обмен, и если они не против, то и перевести документы в электронный вид. Если же контрагентов у Вас, например, сто и они все еще работают с бумагой, тогда трудозатраты на общение с ними могут быть гораздо выше тех, что вы сейчас тратите на работу с бумагой в шкафу.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Первичные документы бухгалтерского учета в Украине
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.