+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как пользоваться системой электроннного документооборота

Электронный документооборот ЭДО — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде без использования бумажных носителей. Электронные документы по утвержденным формам являются составляющими всех бухгалтерских программ, но для того, чтобы электронный документ был юридически признан, он должен быть подписан электронной подписью. Электронный документ, подписанный электронной подписью, может использоваться, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на его использование. Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и счета-фактуры могут быть электронными документами.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Программа для электронного документооборота

ЭДО (электронный документооборот)

Есть много противников инструкций. С подозрением, а иногда и пренебрежением люди относятся к инструкциям по делопроизводству. Но все же встречаются защитники последних - секретари, руководители общего отдела и т. ИТ-отделу она вроде бы не нужна — и так все понятно, секретари тоже за это не отвечают — это не их епархия.

Но дойдя до определенного уровня, организация начинает испытывать настолько острые проблемы с беспорядком в документах в компьютерах, что приходится наводить порядок и… писать инструкцию. И это нормально, ведь при взаимодействии множества людей нужны определенные правила, которые будут известны всем, которые всеми будут соблюдаться, что логичным образом облегчит жизнь каждому.

К слову, ни у кого не вызывает вопросов необходимость существования правил дорожного движения хотя было время, когда ПДД не существовало. Причем инструкция нужна вне зависимости от того, решилась компания перейти на систему электронного документооборота СЭД или нет. Структурирование и регламентация хранения и наименования файлов, папок, а также определение прав доступа к тем или иным документам облегчит работу с электронными документами даже в очень небольшой организации.

Кроме того, осуществив эту работу сегодня, завтра компании будет проще перейти к электронному документообороту. А завтра наступит, и возможно быстрее, чем можно предполагать. Потому что СЭД имеет существенные преимущества при работе с электронными документами, и многие руководители уже сегодня понимают это.

Соблюдать инструкцию в СЭД намного проще, чем в случае с бумажным делопроизводством, т. А это — время. Время, которое освободится для других рабочих вопросов. Ну а если инструкция пишется непосредственно при переходе к работе с СЭД, то важность ее очевидна: нужно познакомить и объяснить всем участникам процесса новые правила работы с документами и официально их закрепить.

Это позволит избежать несогласованности действий в подразделениях и обеспечит ответственное отношение сотрудников к работе в новой системе. Разработка инструкции по электронному документообороту должна проводиться при взаимодействии службы документационного обеспечения и администраторов СЭД.

Иногда этим могут заниматься и специалисты компании, внедряющей систему. Кроме того, в процессе разработки инструкции необходима информация о средствах, используемых при работе с электронными документами, и ИТ-инфраструктуре объединены ли компьютеры в сеть, используются ли файл-сервера, какое программное обеспечение задействовано в работе с документами, как и кем используется электронная почта, имеется ли интранет-портал организации, используются ли документ-сканеры и т.

При сборе материала для будущей инструкции особое внимание необходимо обратить на следующие вопросы:. Состав разделов инструкции, их последовательность, наличие приложений определяются в зависимости от способов работы с электронными документам, наличия СЭД и возложенных на не функций. Можно предложить такой типовой вариант структуры инструкции:. В этом разделе необходимо упомянуть о том, как используются электронные документы на данном предприятии, как ведется делопроизводство с использованием СЭД.

Кроме того, для пользователей должна быть доведена информация, какие документы должны обрабатываться средствами СЭД. До сотрудников предприятия должно быть доведено, что они персонально отвечают за выполнение требований настоящей инструкции. Этот раздел должен объяснять работу электронного документооборота на предприятии и описывать порядок работы сотрудников при выполнении следующих функций:.

В этом разделе необходимо довести до сведения сотрудников, как происходит идентификация пользователей в СЭД, а также порядок доступа к базам данных СЭД. Порядок доступа и права определяет администратор СЭД в соответствии с функциональными обязанностями ФО пользователей. Кроме того, надо понимать, что СЭД обеспечивает автоматическое распределение прав доступа к документам.

Общее правило предоставления доступа к документам, применяемое в СЭД по умолчанию: правом доступа к документу обладают только те пользователи СЭД, которые участвуют в его подготовке, учете и исполнении.

Если на предприятии при работе с электронными документами используется или планируется использовать электронную цифровую подпись ЭЦП , то необходимо также объяснить правила работы с ней. Для выдачи электронных ключей и обеспечения их достоверности внутри предприятия должен быть определен порядок работы с удостоверяющим центром должен быть создан удостоверяющий центр или описан порядок взаимодействия с внешним. Необходимо разъяснить юридическую составляющую ЭЦП, ответственность за попытку подделки и использования чужой электронной цифровой подписи и т.

В разделе необходимо доходчиво объяснить главные правила работы с паками, файлами и документами в электронном виде, привести рекомендации по использованию папок для хранения документов. Конечно, данные правила могут корректироваться в зависимости от деятельности предприятия, используемых средств работы с электронными документами, ИТ-инфраструктуры и используемой СЭД.

Должен быть описан порядок присвоения номеров документов, и возможности их поиска по реквизитам при использовании СЭД, например, это возможно по названию, виду документа, дате регистрации, номеру документа и т. Основная задача раздела - объяснить, с какими документами и как осуществляется работа в электронном виде, определить сроки хранения электронных документов по каждому из видов документа, их связь с бумажными вариантами документов и соответственно с правилами бумажного делопроизводства, принятого на предприятии.

Прежде всего, это многостраничные бумажные отчеты, документы, поступающие на предприятие, но не имеющие непосредственного отношения к деятельности предприятия. При определенном уровне организации работы с электронными документами или использовании СЭД процесс согласования также может идти в электронном виде. Если в организации используется СЭД, то не только процесс отправки на согласование, но и контроль исполнения поручений также может идти в электронном виде.

Подготовленный текст инструкции согласовывается с руководителями структурных подразделений, заместителями руководителя организации. Наибольшее значение в процедуре согласования инструкции придается согласованию с юридической службой, администратором СЭД, отделом кадров, наиболее важными с точки зрения деятельности организации функциональными подразделениями.

После согласования и доработки инструкции по замечаниям ее утверждает руководитель. Инструкцию по СЭД рекомендуется утверждать как стандарт организации. Инструкция утверждается и вводится в действие приказом руководителя организации. Инструкция должна быть доведена до каждого работника организации.

Администраторы СЭД должны провести обучение новым правилам работы с документами работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях, руководителей подразделений. Конечно, наличие подобной инструкции не гарантия успешной работы электронного документооборота на предприятии существует еще множество организационных факторов , но ее наличие можно назвать минимальным необходимым условием для этого.

Собственно говоря, вывод напрашивается сам: инструкция по электронному документообороту — must have предприятия, которое хочет навести порядок в электронных документах. Юлия, сейчас все больше распространены видео-инструкции - Пример. Войти Зарегистрироваться. Нормативные документы и правовые аспекты Инструкция по электронному документообороту. Нужна ли? Разработка инструкции Разработка инструкции по электронному документообороту должна проводиться при взаимодействии службы документационного обеспечения и администраторов СЭД.

Структура инструкции Состав разделов инструкции, их последовательность, наличие приложений определяются в зависимости от способов работы с электронными документам, наличия СЭД и возложенных на не функций. Можно предложить такой типовой вариант структуры инструкции: 1.

Терминология 2. Нормативные ссылки 3. Общие положения 4. Организация делопроизводства и документооборота с применением СЭД 5. Использование электронной цифровой подписи 6. Правила работы с папками и документами 7. Классификация документов 8. Согласование входящих, исходящих и внутренних документов 9. Согласование и утверждение инструкции Подготовленный текст инструкции согласовывается с руководителями структурных подразделений, заместителями руководителя организации.

Карфаген должен быть разрушен …. Английские пациенты. Новости законодательства за 2 квартал года. Есть ли у вас примерная инструкция по работе в системе электронного документооборота. Электронное правосудие. Как оформить скриншот и выиграть дело 5 комментариев.

Искусственный интеллект. Чем рискуют работник и работодатель 1 комментарий. Электронное подписание наряд-допусков на работы повышенной опасности 1 комментарий. Кадровые документы, от которых можно отказаться 4 комментария. Самым важным и сильным методом воздействия является ультимативная позиция — более не принимать бумажные документы 2 комментария.

Подписка на анонсы: Отправить. Чтобы создавать закладки, войдите или зарегистрируйтесь. Зарегистрированные пользователи могут: выбрать периодичность получения анонсов; скачивать учебники по СЭД и электронной подписи; стать автором блога.

Электронный документооборот. Технологии и внедрение.

Этот раздел создан для тех, кто только начинает знакомиться с темой электронного документооборота. Раздел поможет вам сформировать базовое представление об электронном документообороте без углубления в сложные вопросы. Время на изучение ,5 часа. Если вы хотите скачать архив материалов для самостоятельного изучения - зарегистрируйтесь. Затем вам будет доступен комплект " Основы электронного документооборота для предприятия ". Время на изучение 20 ч.

электронного документооборота. Конечно пользоваться электронным.

Как запустить электронный документооборот между организациями

Что следует сделать для начала обмена? Рассмотрим пример. Когда завершается хозяйственная операция, бухгалтер оформляет соответствующие документы. Что делает бухгалтер? Это типичный порядок действий, если отсутствует корпоративная информационная система. Ситуация складывается противоречивая. Оптимизируются исключительно внутренние бизнес-процессы, внешние остаются без изменений. Для правильной работы необходимо выполнить три простых действия:.

Электронный документооборот в помощь бухгалтеру: как это работает

В условиях современного бизнеса эффективность работы во многом зависит от эффективности и скорости управления информацией. Надежность хранения информации и легкий доступ для тех, кто в ней нуждается, является залогом успешной совместной работы. Системы электронного документооборота позволяют решить эту задачу, значительно повысив эффективность и качество совместной деятельности сотрудников. Системы электронного документооборота Electronic Document Management System представляют собой взаимосвязанную систему организационного, технического и программного обеспечения для управления различными видами документов и информацией. Эти системы позволяют управлять документами на протяжении всего жизненного цикла: от создания, до их уничтожения.

В век современных технологий бухгалтерским службам организаций давно пора поэтапно начать отказываться от привычки работать с бумажными документами.

Инструкция по электронному документообороту. Пишем вместе

Есть много противников инструкций. С подозрением, а иногда и пренебрежением люди относятся к инструкциям по делопроизводству. Но все же встречаются защитники последних - секретари, руководители общего отдела и т. ИТ-отделу она вроде бы не нужна — и так все понятно, секретари тоже за это не отвечают — это не их епархия. Но дойдя до определенного уровня, организация начинает испытывать настолько острые проблемы с беспорядком в документах в компьютерах, что приходится наводить порядок и… писать инструкцию. И это нормально, ведь при взаимодействии множества людей нужны определенные правила, которые будут известны всем, которые всеми будут соблюдаться, что логичным образом облегчит жизнь каждому.

Просто об электронном документообороте

ПОНЯТИЕ Работая в области автоматизации документооборота уже более 15 лет нас неоднократно спрашивали что такое электронный документооборот? В результате мы сформулировали следующее определение электронного документооборота :. Электронный документооборот это совокупность автоматизированных документационных процессов, связанных с различными видами обработки электронных документов, выполняемые посредством систем электронного документооборота СЭД и охватывающих полный жизненный цикл документа или его отдельные этапы. В данной статье пойдёт речь об основных понятиях электронного документооборота и аспектах внедрения систем документооборота. В основе электронного документооборота лежат технологии управления потоками информации документов docflow и технология потоков управления работами workflow. Технология docflow обеспечивает движение документа по маршруту, определяет условия и возможности его перемещения. Технология workflow обеспечивает порядок работ по обработке документа.

Система электронного документооборота - информационная система системами ЭДО они уже пользуются, если есть такие клиенты.

Системы электронного документооборота

.

Электронный документооборот с контрагентами

.

.

.

.

Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Альбина

    И вообще интересно было бы услышать тему ГК, как оформить землю и т.д.